Última actualización: 25 de octubre de 2026

Política de tratamiento de datos personales

Esta política explica cómo se recogen, usan, guardan y protegen los datos personales en Emma Studio y en la asistente Emma, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas sobre protección de datos.

1. Responsable del tratamiento

Sebastián López, que opera Emma Studio en Colombia. Canal de atención para titulares: WhatsApp +57 305 454 6327.

2. A quién aplica y en qué calidad tratamos los datos

• Negocios clientes y sus usuarios del panel. Tratamos sus datos como Responsables para prestar y cobrar el Servicio.
• Personas que escriben al WhatsApp de un negocio que usa Emma. El negocio es el Responsable de esos datos y nosotros actuamos como Encargados: los tratamos solo para atender sus conversaciones, por cuenta y según las instrucciones del negocio. Para ejercer sus derechos, la persona puede dirigirse al negocio o a nosotros, y trasladaremos la solicitud.

3. Datos que tratamos

• Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, número de WhatsApp y nombre de perfil.
• Contenido de las conversaciones de WhatsApp con el negocio y datos de las citas solicitadas (servicio, fecha preferida, nombre).
• Datos de acceso al panel: correo, contraseña guardada de forma irreversible (hash), fecha del último acceso y dirección IP usada para prevenir fraudes y ataques.
• Datos técnicos de la conexión con WhatsApp Business: identificadores de la cuenta y del número, y credenciales de acceso guardadas cifradas.

Datos sensibles. En negocios de salud o estética, una persona podría compartir información sobre su salud. Emma está instruida para no pedir ni analizar diagnósticos y para pasar esos casos al equipo del negocio. Nadie está obligado a responder preguntas sobre datos sensibles. El negocio debe obtener la autorización expresa que exige la ley cuando trate este tipo de datos.

4. Para qué usamos los datos

• Responder las conversaciones de WhatsApp en nombre del negocio, registrar solicitudes de cita y enviar recordatorios.
• Avisar al equipo del negocio cuando una conversación necesita a una persona.
• Permitir el acceso seguro al panel y administrar los permisos de cada usuario.
• Prestar soporte, facturar el Servicio y comunicarnos con nuestros clientes.
• Proteger el Servicio, detectar usos indebidos y cumplir obligaciones legales.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros.

5. Proveedores y transferencias internacionales

Para prestar el Servicio compartimos los datos estrictamente necesarios con estos proveedores, que actúan como encargados:

• Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business Platform): envío y recepción de mensajes.
• Anthropic, PBC (Estados Unidos): procesamiento de las conversaciones con inteligencia artificial para generar las respuestas. Según sus condiciones comerciales, no usa los datos enviados por su API para entrenar sus modelos.
• Vercel, Inc. (Estados Unidos): alojamiento del sitio y del panel.
• Neon (Estados Unidos): base de datos.

Esto implica transmisión internacional de datos a países que pueden tener niveles de protección distintos al colombiano. La realizamos con proveedores que ofrecen garantías contractuales y técnicas de seguridad, en los términos de los artículos 26 de la Ley 1581 de 2012 y 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013. Al aceptar esta política, el titular autoriza dicha transmisión.

6. Derechos de los titulares

Toda persona cuyos datos tratemos puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Pedir prueba de la autorización otorgada.
• Ser informada sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización o pedir que sus datos se eliminen, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo con nosotros.

7. Cómo ejercer los derechos

Escríbenos por WhatsApp +57 305 454 6327 indicando tu nombre, el número o correo relacionado y lo que solicitas. Podemos pedirte información adicional para verificar tu identidad.

• Consultas: respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, informando el motivo.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): respondemos en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informando el motivo.

Si escribes al WhatsApp de un negocio que usa Emma, en cualquier momento puedes pedir hablar con una persona del equipo.

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables: conexiones cifradas (HTTPS), contraseñas guardadas con hash, credenciales de WhatsApp cifradas, sesiones firmadas que vencen, bloqueo temporal ante intentos repetidos de acceso, verificación de la firma de los mensajes que envía Meta y permisos por usuario. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a los afectados y a la autoridad cuando corresponda.

9. Conservación

Conservamos los datos mientras el negocio use el Servicio y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales. Cuando el negocio termina el Servicio, eliminamos sus datos dentro de los treinta (30) días siguientes, salvo lo que la ley obligue a conservar.

10. Menores de edad

El Servicio está dirigido a negocios y no a menores de edad. Si un menor escribe al WhatsApp de un negocio, sus datos se tratarán respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, como exige el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

11. Cookies

Este sitio usa una única cookie técnica, necesaria para mantener la sesión en el panel. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento.

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha de actualización indicada arriba. Si la cambiamos de forma sustancial, lo informaremos antes de aplicar el cambio. Consulta también los Términos y condiciones.